BUSINESS PROCESS

Proses Bisnis menurut Paul Harmon (2003) adalah serangkaian akivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis dimana mencakup inisisasi input, transformasi dari suatu informasi, dan menghasilkan output. Sedangkan menurut Davenport dan Short (1990) proses bisnis dididefinisikan sebagai satu set tugas logis yang saling berkaitan yang dilakukan untuk mencapai hasil bisnis.

Pengertian Dan Teknik BPA BPR BPI

BPI (Business process improvement) atau dalam bahasa indonesia Perbaikan proses bisnis (BPI) ialah pendekatan sistematis untuk dapat membantu organisasi mengoptimalkan proses yang mendasarinya untuk mencapai hasil yang lebih efisien. 

Perbaikan proses merupakan aspek pengembangan organisasi (OD) di mana serangkaian tindakan yang diambil oleh pemilik proses untuk mengidentifikasi, menganalisis dan meningkatkan proses bisnis yang ada dalam sebuah organisasi untuk memenuhi tujuan dan sasaran baru,  seperti meningkatkan keuntungan dan kinerja,  mengurangi biaya  dan jadwal mempercepat. tindakan ini sering mengikuti metodologi atau strategi khusus untuk meningkatkan kemungkinan hasil yang sukses. 

Proses perbaikan mungkin termasuk restrukturisasi program pelatihan perusahaan untuk meningkatkan efektivitas mereka. Proses perbaikan juga merupakan metode untuk memperkenalkan perubahan proses untuk meningkatkan kualitas produk atau jasa, untuk lebih sesuai dengan kebutuhan pelanggan dan konsumen

Business Process Reengineering (BPR),

Rekayasa ulang proses bisnis ialah pemikiran kembali secara fundamental serta perancangan kembali proses bisnis secara radikal, dihasilkan dari sumber daya organisasi yang tersedia.

BPR ini menggunakan pendekatan untuk perancangan kembali cara kerja dalam mendukung misi organisasi serta mengurangi biaya. Perancangan ulang dimulai dengan penaksiran level tinggi terhadap misi organisasi, tujuan strategis, serta kebutuhan pelanggan.

Business process automation (BPA) , 

Otomatisasi proses bisnis , ialah strategi bisnis menggunakan untuk mengotomatisasi proses untuk mengendalikan biaya. Ini terdiri dari mengintegrasikan aplikasi, restrukturisasi sumber daya tenaga kerja dan menggunakan aplikasi perangkat lunak di seluruh organisasi.

Teknik BPA BPR BPI

BPA(Business Process Automation)

1.       Problem Analysis.

ialah cara langsung requirment analysis. Problem analysis berarti bertanya kepada user serta managers untuk dapat melakukan identifikasi problem dengan sistem yang sekarang sudah ada dan menjelaskan penyelesaian permasalahan yang terjadi didalam sistem. Hampir semua pengguna sistem memiliki ide tentang bagaimana perbaikan dilakukan. Perbaikan proses dari problem analysis biasanya sedikit serta bersifat incremental. Jenis pebaikan ini biasanya efektif untuk dapat melakukan memperbaiki efisiensi sistem. Namun baisanya monetary benefits yang diperoleh tidak besar. Yang jelas ialah tentang perbaikan dari sistem yang sudah ada.

2.       Root Cause Analys.

Problem analysis bekerja dengan berdasarkan asumsi yang bisa saja valid ataupun tidak valid. Umumnya orang selalu dapat membuat kesimpulan sebelum melakukan pemikiran mengenai sebab serta akibat . Biasanya kesimpulan ataupun tindakan yang akan dilakukan ialah dengan mengobati gejala bukan akar permasalahannya. Didalam dunia nyata permasalahan  untuk melakukan perbaikan proses ialah dengan menggunakan root cause. Pemecahan ialah bisa jadi mengobati gejala, bisa juga akar permasalahan. , Namun yang jelas tanpa analisa yang mendalam akan terasa sulit untuk memecahkan permasalahan serta menentukan mana yang gejala serta mana yang akar permasalahan. Root cause analysis berfokuskan pada masalah bukan pada pemecahan masalah.

BPI(Business Process Improvement)

1.Duration Analysis ini memerlukan pembelajaran secara mendetail proses yang dilakukan didalam sistem yang sekarang berjalan. Analisis dimulai dengan melihat waktu yang diperlukan secara rata-rata untuk melakukan business process dalam menghasilkan output tertentu. Lalu menghitung waktu yang diperlukan untuk dapat menyelesaikan setiap pekerjaan atau bagian proses didalam business sehari-hari. Waktu yang diperlukan untuk dapat mengerjakan suatu bagian pekerjaan kemudian ditotal. Selanjutnya akan dapat diketahui persentase dari pekerjaan tersebut secara keseluruhan. Karena total dari masing-masing subproses bisa jadi lebih kecil dari pada waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Permasalahan ini terjadi karena sebagai berikut :

• Fragmentasi sub-process tidak baik.
• Process integration/parrarelization.

2. Activity-Based Costing ini sama dengan analisa biaya dari setiap sub aktifitas. Jika ternyata biaya untuk dapat menyelesaikan pekerjaan lebih besar dari biaya untuk melaksanakan seluruh sub proses maka proses tidak dikelola dengan baik.

3. Informal Benchmarking. 

Benchmarking berarti membandingkan bagaimana organisasi lain dapat melakukan business process agar organisasi dapat bekerja dengan lebih baik. Benchmarking mempunyai tujuan\ialah agar dapat memperkenalkan idea bahwa karyawan dapat bekerja dengan lebih baik dengan cara yang baru. Informal Benchmarking ialah istilah dimana karyawan dalam perusahaan berkunjung sebagai customer untuk perusahaan lain. 

BPR (Business Process Reenginering )

BPR ialah merubah cara bagaimana organisasi beroperasi, yaitu dengan merubah cara bagaimana menjalankan business serta membuat perubahan besar dikarenakan adanya ide serta teknologi yang baru. 

Adapun tehnik yang digunakan didalam BPR ialah sebagai berikut:

1. Outcome Analysis ialah yang berfocus pada pemahaman dari produk yang memberikan nilai yang baik kepada customer.
2. Technology Analysis yang tujuannya ialah untuk dapat menerapkan bagaimana analis serta manager untuk membuat list atau daftar teknologi apa saja yang akan dibuat atau pun dimanfaatkan, dan untuk selanjutnya menentukan apa yang akan diterapkan didalam business process.
3. Activity Elimination. Activity elimination ialah menghilangkan aktifitas yang kurang produktif serta menggantikannya dengan aktifitas yang produktif

Bisnis Proses Improvement (BPI) Amanda Brownies

“Amanda” merupakan salah satu pilihan kuliner di Kota Bandung yang memiliki ciri khas dengan kualitas produk yang tinggi. Sangat cocok untuk oleh-oleh, dengan ketahanan produk original sekitar 4 hari dan produk 3 hari. Selain untuk oleh-oleh Amanda juga dapat disajikan dalam rapat, arisan, maupun ulang tahun. Memulai penjualan pada tahun 2000 dengan nama “Amanda” yaitu singkatan dari “Anak MANtu DAmai”.

Amanda memiliki dua jenis tujuan yaitu tujuan untuk jangka panjang dan untuk jangka pendek:

• Tujuan jangka panjang perusahaan : Membuka cabang di luar Bandung, Go Internasional / Go Global

• Tujuan jangka pendek perusahaan : Memenuhi keinginan dan kebutuhan pelanggan, Memperluas daerah penjualan dan pemasaran di BandungPengembangan pabrik yang dapat mendukung proses produksi agar seimbang dengan kebutuhan konsumen.

Core Process	Output	Outcome
Produksi	Brownies yang Enak	Kepuasan Konsumen
Marketing	Produk dikenali	Keuntungan perusahaan meningkat
Analisis SDM	SDM Berkualitas	Keberansungan perusahaan
Mengelola Keuangan	Keuangan terkontrol	Keberlansungan perusahaan

Berdasarkan jenisnya, struktur organisasi yang dimiliki oleh perusahaan Amanda Brownies adalah struktur divisional. Dimana pada jenis ini sebuah kelompok struktur divisi terdiri dari orang dengan berbagai fungsi untuk menyediakan pelanggan dengan barang atau jasa. Struktur ini membuat subunit mudah untuk mengelola sebagai perusahaan tumbuh. Struktur divisi tergantung pada masalah kontrol yang harus dipecahkan (Gareth R. Jones). Pada struktur ini memiliki tipe kepemimpinan yang terpusat atau lebih cenderung dipimpin oleh tiap kepala dari tiap-tiap divisi (Produksi, Marketing, HRD dan Finance).

Banyak  pendatang baru  yang mengkhususkan diri pada brownies kukus yang berpotensi menjadi competitor Amanda, sebagai salah satu contoh yaitu brownies kukus Vannisa, Vannisa sendiri berdiri sejak tahun 2005 dan sudah mempunai beberapa cabang dibandung, tetapi untuk sekarang sudah jarang terdengar dan terlihat lagi brownies kukus Vannisa karena orang-orang lebih memilih brownies kukus Amanda. Kompetitor yang paling berpengaruh adalah Brand-brand seperti Kartika sari, Maya sari, Prima Rasa, Bawean, Soes Merdeka dan lainnya. Mereka sama-sama menawarkan produk seperti pisang bolen, brownies, kukus dan aneka jajanan kue lainnya. Tetapi Amanda Tidak berhadapan lansung terhadap competitor itu karena Amanda mengkhususkan dirinya pada brownies kukus. Tidak seperti yang lain, yang baru menawarkan brownies semenjak Amanda Brownies meledak dipasaran.

Analisis kasus

Solusi terbaik yang dipilih untuk melakukan proses perbaikan adalah Business Process Improvement. Alasan tidak memilih Benchmarking karena Amanda Brownies adalah Market Leader. Dimana Amanda Brownies sudah mempunyai suatu sistem yang sudah baik. Berbeda dengan Vanisa Brownies posisinya adalah follower dari amanda brownies, karena Vanisa brownies melakukan benchmarking dari amanda supaya perusahaan tersebut berkembang. Selain itu amanda juga tidak menggunakan metode reengineering. Karena metode tersebut membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang tidak sedikit, selain itu juga akan  ada metode yang lebih baik dari reengineering yaitu Business Process Improvement karena sebelumnya amanda brownies sudah memiliki proses yang cukup baik hanya saja tinggal diperbaiki terus menerus (Continuous Improvement) dimana dasar pemilihan metode ini yaitu adanya keluhan pelanggan tentang pelayanan  dibeberapa outlet Amanda Brownies. Dan juga didasari oleh keingan untuk memperbaiki proses proses menjadi lebih baik. Pemilihan metode inipun bertujuan untuk membuat proses lebih efektif dan efisien.

Faktanya Amanda Brownies terus melakukan perbaikan-perbaikan dan perkembangan  setiap waktunya. Bila dilihat dari permasalahannya yang pertama yaitu sulitnya calon pelanggan dari luar kota menjangkau outlet Amanda Brownies yang jauh dari perkotaan ( tempat wisata dibandung ) hal ini juga membuat menyebarnya outlet-outlet kecil dipinggir jalan yang tidak resmi menjualkan produk brownies yang kualitasnya sudah berkurang (sudah mendekati kadarluarsa tetapi masih tetap dijual , biasanya pedagang ini tersebar dipinggir-pinggir jalan daerah dago, buah batu dan pasteur). Lalu Amanda Brownies melakukan perbaikan-perbaikan dan mengembangkan perusahaan tersebut dengan menambah cabang outlet-outlet yang letaknya berada didaerah strategis seperti dago. Hal tersebut membuat outlet-outlet kecil yang tidak resmi berkurang, karena calon pelanggan lebih memilih untuk membeli produk amanda di outlet yang sudah tersebar didaerah strategis. Setelah melakukan perbaikan perbaikan, akan ada masalah lagi dimana masalah yang datang adalah masalah pelayanan. Para pelanggan mengeluhkan adanya pelayan yang tidak memberikan pelayanan yang baik, dimana para pelayan masih memainkan handphone saat ada pelanggan datang, lalu ada yang tidak ramah dan sebagainya. Laporan ini didapat dari kritik dan saran pelanggan. Hal tersebut terjadi dibeberapa cabang di Bandung dikarenakan tidak meratanya pengawasan terhadap pelayanan outlet-outlet tersebut. Salah satu bentuk perbaikan dari amanda brownies adalah dengan memberikan standar pelayanan yang baik untuk setiap cabangnya dan lebih ditingkatkan lagi pengawasannya. Lalu Amanda Brownies juga menambahkan variasi produknya  seperti variasi rasa dan adanya produk baru lainnya. Hal tersebut merupakan salah satu bentuk improvement dari Amanda Brownies yang melakukan perbaikan terus menerus.